Triển khai phần mềm bệnh viện sang Lào – Những điều không nằm trong kế hoạch

Trước khi về công tác tại MHN2, mình từng có một khoảng thời gian dài gắn bó với công tác triển khai phần mềm quản lý bệnh viện (HIS/EMR). Trong số những dự án đã qua, chuyến đi nhớ đời nhất chính là hành trình vượt biên giới sang nước bạn Lào, trực tiếp triển khai hệ thống cho Bệnh viện Hà Nội – Viêng Chăn và Lavie.

Đi làm dự án công nghệ ở nước ngoài, thứ khiến anh em kỹ sư lo lắng nhất lại không đơn thuần là cấu hình server hay băng thông đường truyền.

Một bệnh viện đa khoa hoàn chỉnh phải vận hành đồng thời rất nhiều phân hệ liên đới:

• Khâu tiếp đón bệnh nhân & Viện phí bảo hiểm
• Khám bệnh ngoại trú và buồng bệnh nội trú
• Quản lý xét nghiệm cận lâm sàng (LIS)
• Chẩn đoán hình ảnh và lưu trữ phim số (PACS)
• Quản lý kho dược, cấp phát thuốc và vật tư y tế

Tất cả các module này đều phải khớp nối chính xác đến từng số liệu, không được phép sai lệch một viên thuốc hay một đồng viện phí.

Câu chuyện bản địa hóa: Thử thách từ font chữ và mẫu in

Một bài toán đau đầu chính là công tác “địa phương hóa” (Localization). Cả đội phải cài đặt và thử nghiệm font tiếng Lào (Phetsarath OT) trên hàng chục chủng loại máy tính, máy in nhiệt và máy in laser khác nhau.

Phải chuẩn hóa lại toàn bộ danh mục kỹ thuật, viện phí song ngữ Việt – Lào, kiểm tra từng mẫu chỉ định cận lâm sàng và phiếu thu in ra xem có bị lỗi font, rớt dấu hay vỡ bảng hay không. Nghe qua thì tưởng như việc vặt, nhưng chỉ cần sai một ký tự là nhân viên thu ngân và điều dưỡng bên đó không thể thao tác xuất viện được.

Đào tạo thực địa và sự kiên nhẫn thích nghi

Phần tốn nhiều mồ hôi và tâm sức nhất lại chính là công tác chuyển giao, hướng dẫn người dùng. Mình và anh em trong đoàn phải ngồi trực tiếp bên cạnh từng y bác sĩ, điều dưỡng lớn tuổi để cầm tay chỉ việc, hướng dẫn từng cú nhấp chuột.

Có lúc phải nhờ đến các bạn phiên dịch viên hỗ trợ, có lúc trực tiếp thao tác mẫu một lần trên máy còn trực quan và hiệu quả hơn nói lý thuyết cả buổi sáng. Người bản xứ đã quen với quy trình sổ sách truyền thống của họ nhiều năm, nên phần mềm phải có sự thích nghi linh hoạt chứ không thể cứng nhắc ép mọi người thay đổi ngay tức thì.

Đêm trắng trước giờ Go-Live

Trước ngày chính thức Go-Live, cả đội kỹ sư có nhiều đêm thức trắng đến tận sáng tinh mơ để dò từng dòng log và fix những lỗi phát sinh cuối cùng. Bữa tối của cả nhóm là những tô mì tôm ăn vội ngay bên cạnh màn hình máy tính. Mệt rã rời nhưng ai nấy đều tràn đầy nhiệt huyết.

Những ngày đầu hệ thống đi vào vận hành thực tế vẫn có những trục trặc nhỏ, cả đội thay nhau ứng trực 24/7 để hỗ trợ xử lý tức thì.

“Đến khi nhìn thấy hệ thống vận hành trơn tru, đón tiếp hàng trăm lượt bệnh nhân thăm khám mỗi ngày và các y bác sĩ bản xứ bắt đầu sử dụng thành thục, mình mới cảm nhận trọn vẹn giá trị và niềm tự hào của người làm công nghệ y tế.”